業(yè)務挑戰(zhàn)

• 項目計劃分級維護，通過MS Project難以同步信息，維護工作量大

• 項目交付件沒有和任務關聯(lián)，難以跟蹤確認任務是否完成

• 項目狀態(tài)匯報需要從各部門獲取數(shù)據(jù)然后再匯總，花費時間比較長

• 項目管理層只能通過月度例會了解項目狀態(tài)，無法根據(jù)項目狀態(tài)及時決策

• 項目預算和成本數(shù)據(jù)分散，匯總核算困難

• 變更成本缺少有效的跟蹤方式

• 缺少項目更改的歷史記錄

• 通過Excel管理風險和問題，進度更新困難，沒有統(tǒng)一的地方管控所有問題和風險

解決方案

1）項目準備

• 通過項目模板創(chuàng)建項目，將大量工作沉淀到項目模板中，減少每個項目的工作量；

• 定義交付件模板，將模板統(tǒng)一存放在模板庫中；

• 配置項目人員工作時需要具有的業(yè)務技能，以便項目經(jīng)理在請求資源的時候，分配具有響應工作技能的人員；

• 配置中國區(qū)工作日歷，以便項目運行時能夠正確計算項目運行進度；

• 根據(jù)公司組織結構，定義各資源部門。

2）項目計劃

• 根據(jù)項目類型，項目經(jīng)理可以裁減模板中的任務項，或者填加模板中沒有的任務項；

• 項目經(jīng)理創(chuàng)建資源請求，設定資源池、首選的工程師、使用天數(shù)、標準成本；

• 各部門負責人，對任務進一步分解，包括：設置任務的預計結束時間，預估工時，系統(tǒng)自動設置開始時間。給任務分配責任人；

• 成本項從項目模板中拷貝，項目經(jīng)理可以增減成本項，項目經(jīng)理按月對成本項設置預算金額；

• 項目WBS確定后，設置項目基線以記錄WBS的快照。

3）項目執(zhí)行

• 在設置好整個項目的前后置關系后，將第一個任務推送到Ready，啟動整個項目的運行；

• 任務負責人收到任務，將任務提升到In Work后，開始實際的工作；

• 前序任務完成，后序任務自動執(zhí)行；

• 如果該任務需要提交交付件，創(chuàng)建交付物，提交評審，交付物評審完成后狀態(tài)為發(fā)布，項目成員完成任務；

• 任務負責人也可以直接提升任務的狀態(tài)到完成，需項目經(jīng)理審核通過。

4）項目監(jiān)控

• 查看項目的任務狀態(tài)，了解項目進展狀態(tài)；

• 產(chǎn)看項目業(yè)務狀態(tài)，了解項目總體狀態(tài)，包括風險，問題等；

• 查看項目的月度報表，按月度匯總預算與實際事務的差異。

• 在線實時查看項目任務分解結構，甘特圖，里程碑，階段進度，以及項目歷史基線

• 每月對項目進行一次健康狀態(tài)總體評估，包括項目資源，進度，財務，風險等的評估，通過健康狀態(tài)評估，快速了解項目總體狀態(tài)。

5）項目變更

• 項目問題由項目成員提出來，項目經(jīng)理收到問題后，啟動變更流程；

• 系統(tǒng)內進行變更審批流程，添加問題，做為項目變更的依據(jù)；

• 項目變更批準后，會同步到原項目計劃并更新。

價值收益

• 通過項目模板創(chuàng)建項目，將大量工作沉淀到項目模板中，減少每個項目的工作量；

• 創(chuàng)建交付件時，選擇模塊，基于模板編制交付件，保證交付件格式和內容的統(tǒng)一；

• 通過項目監(jiān)控實時了解項目的總體進步和費用狀態(tài)，保證項目的順利執(zhí)行；

• 在線跟蹤項目風險和任務風險，通過RPN確定風險的發(fā)生概率和影響，統(tǒng)一記錄所有問題和風險，確保項目進度可控；

• 可以按月查看項目實際成本和預估成本的差異，及時了解項目成本情況，及時調整節(jié)省項目成本。